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Reglamento de contratación y compras

Artículo 1º.- El presente Reglamento tiene por objeto regular de forma general los procedimientos a los que debe acomodar su práctica la Sociedad en la contratación de bienes, obras, servicios y suministros que haya de recibir, con el objeto de garantizar los principios de necesidad, austeridad, economía, idoneidad, transparencia, confidencialidad, objetividad, concurrencia, igualdad y no discriminación.

El presente Reglamento obliga al Consejo de Administración, a sus miembros, a los diferentes Comités de la Sociedad y a sus miembros y, en particular, a la Comisión de Inversiones y a sus integrantes, así como a los socios, directivos y empleados de la Entidad.

Artículo 2º.- Los Consejeros, Socios, Directivos y Empleados que tengan cualquier tipo de vinculación o interés directo, indirecto o por relación familiar en línea directa o colateral hasta el cuarto grado, con oferentes, licitadores o proveedores, se abstendrán de asistir, asesorar e intervenir en las deliberaciones, en el proceso de adjudicación de contratos, en cuantos trámites se den y en el otorgamiento de contratos con terceras personas proveedoras de la Sociedad.

En caso de existencia de vinculación o interés, la persona afectada deberá informar de ello al Consejo de Administración y a la Comisión de Inversiones, no pudiendo intervenir en ninguna transacción comercial o profesional en la que exista conflicto de intereses, salvo aprobación expresa, previa y motivada del Consejo de Administración, previo informe favorable, preceptivo pero no vinculante, al respecto de la Comisión de Inversiones.

Se podrán contratar servicios o suministros con terceras personas vinculadas a socios o con los socios mismos, al igual que con Consejeros, Directivos y Empleados de la Sociedad, bajo el estricto cumplimiento de las disposiciones establecidas en este Reglamento y con estricta sujeción a los principios de transparencia, libre competencia y mejor oferta.

Los Consejeros, Socios, Directivos y Empleados de la Sociedad no podrán invocar su condición de tales en beneficio propio ni para la realización de operaciones vinculadas con la Sociedad.

Los Consejeros, los miembros de la Comisión de Inversiones, Directivos y Empleados de la Sociedad no harán uso en beneficio propio ni de terceros de aquella información obtenida de la Sociedad en su condición de tales y se abstendrán de realizar y de sugerir que cualquier tercero realice operaciones que guarden relación con la Sociedad, en beneficio propio, salvo que exista conocimiento y autorización previa y expresa del Consejo de Administración, e informe favorable, preceptivo pero no vinculante, de la Comisión de Inversiones.

Los Consejeros, los miembros de la Comisión de Inversiones, Directivos y Empleados no realizarán en beneficio propio ni en beneficio de personas vinculadas, negocios ni transacciones comerciales y profesionales, con la Sociedad, salvo autorización previa y expresa del Consejo de Administración, e informe favorable, preceptivo pero no vinculante, de la Comisión de Inversiones.

Los Consejeros, los miembros de la Comisión de Inversiones, Directivos y Empleados deberán informar al Consejo de Administración de cualquier circunstancia personal, como reclamación judicial o administrativa, que pueda perjudicar a la Sociedad.

Artículo 3º.- El Consejo de Administración incluirá en la Memoria anual de la Sociedad, detalle de las operaciones que en su caso haya autorizado que realice la Sociedad con Consejeros, Socios, Directivos y Empleados, o con personas vinculadas a ellos.

Artículo 4º.- En el proceso de contratación y adquisición de bienes, obras, suministros y servicios, el Consejo de Administración y los órganos de dirección de la Sociedad, extremarán el celo en el cumplimiento de la legalidad vigente en todos los ámbitos de actuación, excluyéndose cláusulas abusivas y prácticas contrarias a la buena fe, y procurarán mantener la mejor y más equilibrada relación con los oferentes de servicios, obras, suministros y bienes, y con los proveedores de los mismos.

La contratación y adquisición de bienes y servicios se ajustará a los principios de necesidad, idoneidad y austeridad; y se asegurará la concurrencia de distintas ofertas realizadas por proveedores de reconocido prestigio y solvencia y líderes en el sector de que en cada caso se trate.

Del mismo modo, el proceso de selección, contratación y adquisición de bienes, obras, suministros y servicios, se acomodará a criterios objetivos, equilibrados, y de economía y calidad. Igualmente, el Consejo de Administración velará, así como también la Comisión de Inversiones, porque el proveedor garantice su cumplimiento con la normativa que resulte de aplicación en cada caso en materia laboral, de seguridad social y de prevención de riesgos laborales y restante legislación aplicable al negocio de que en cada caso se trate, así como porque el proveedor en cuestión, respete los Tratados y Convenios Internacionales en las materias aplicables al negocio en cuestión.

Artículo 5º.- Para facilitar la transparencia, idoneidad y economía en la contratación y adquisición de bienes, obras, suministros y servicios, el Consejo de Administración designará una COMISIÓN DE INVERSIONES, integrada por un mínimo de cinco y un máximo de siete socios de pleno derecho de la Entidad, al corriente en el ejercicio de sus derechos y que nunca haya sido objeto de sanción disciplinaria en el seno de la misma, de reconocida solvencia y reputación profesionales.

Los miembros de la Comisión de Inversiones, serán designados por plazo de dos años. Excepcionalmente, por sorteo, vacarán dos de ellos (si los designados son cinco) o tres de ellos (si los designados son siete) a la finalización del primer año desde su nombramiento, siendo reemplazados por otros dos o tres socios, según proceda, quienes ejercerán su responsabilidad por dos años desde su nombramiento, sustituyéndose a partir de ese entonces a cada miembros de la Comisión de Inversiones al cumplirse dos años desde la fecha de su nombramiento para el desempeño de esta responsabilidad.

Las vacantes que se produzcan durante la vigencia de su mandato, serán cubiertas por designación de un nuevo miembro que se mantendrá en su cargo hasta la fecha de expiración del mandato de la persona a quien sustituya.

La Comisión de Inversiones elegirá entre sus miembros a un Presidente y a un Secretario.

La Comisión de Inversiones informará al Consejo de Administración de toda contratación y adquisición de bienes, obras, suministros y servicios, cuyo importe total global exceda de los treinta mil euros (30.000 €), IVA incluido, por operación, proyecto o contrato.

Los informes de la Comisión de Inversiones, serán preceptivos para contrataciones de importe igual o superior al señalado en el párrafo anterior. Los informes de la Comisión de Inversiones no serán vinculantes, de manera que el Consejo de Administración de la Sociedad, podrá ejercer su responsabilidad independientemente y sin vinculación con la opinión e informe que le traslade la Comisión de Inversiones en aquellos casos en los que el informe de ésta sea perceptivo con arreglo a lo dispuesto en el presente Reglamento.

La Comisión de Inversiones se reunirá cuantas veces lo considere oportuno y podrá recabar del Consejo de Administración cuanta documentación considere oportuna para el adecuado ejercicio de su responsabilidad.
En el ejercicio de su actividad, la Comisión de Inversiones no invadirá las funciones del Consejo de Administración ni de la Comisión Delegada ni de la Junta Directiva, así como tampoco de las distintas Comisiones dispuestas estatutariamente.

A los miembros de la Comisión de Inversiones les será de aplicación lo dispuesto para Consejeros, Socios, Directivos y Empleados, en el anterior artículo segundo de este Reglamento.

Los miembros de la Comisión de Inversiones estarán sujetos a la más estricta confidencialidad de cuanta información conozcan o tengan acceso en el ejercicio de su cargo, tanto durante la vigencia del mismo como con posterioridad a su dimisión.

Los miembros de la Comisión de Inversiones, cesarán en su cargo por (i) la expiración del plazo para el que fueron designados; (ii) por la incorporación al Consejo de Administración de la Entidad o por su incorporación a cualquiera de los órganos señalados en el artículo primero de este Reglamento; (iii) por la incorporación al Consejo de Administración de la Entidad de familiar en línea directa o colateral hasta el cuarto grado; (iv) por renuncia; (v) por pérdida de la condición de socio; (vi) por ser expedientados como autores responsables de falta grave o muy grave en aplicación del Reglamento del Régimen Interior, una vez la sanción impuesta sea firme; (vii) por acuerdo de la Asamblea General adoptado por mayoría de dos tercios, en caso de negligencia grave y notoria en el cumplimiento de sus responsabilidades; (viii) por muerte o incapacidad.

Artículo 6º.- Salvo acuerdo en sentido contrario adoptado por el Consejo de Administración mediante resolución fundada, toda contratación y adquisición de productos, bienes, obras, suministros y servicios, cuando el importe total global exceda de los treinta mil euros (30.000 €), IVA incluido, por operación, proyecto o contrato, se acomodará al siguiente procedimiento:

6.1.- El Consejo de Administración por resolución motivada, acordará autorizar el gasto que corresponda, dando traslado de su decisión a los órganos de dirección del Club, particularmente, al Director General o a quien haga sus funciones, y a la Comisión de Inversiones.

Bajo la dirección y control del Consejo de Administración, se convocará el oportuno concurso restringido al que se convocará a las principales empresas del sector de que en cada caso se trate, admitiéndose la concurrencia de cualquier otra persona no invitada inicialmente, y siendo obligatoria la solicitud de al menos cinco ofertas.

Los candidatos a quienes se solicite ofertas, habrán de ser seleccionados por con arreglo a criterios de objetividad, solvencia financiera y profesional o empresarial, así como en atención a su experiencia y realización de tareas similares anteriores.

La invitación a que se refiere el párrafo anterior, se realizará mediante petición de oferta, a un número nunca inferior a cinco, a los fabricantes o prestadores de servicios más relevantes del sector, de forma directa, y a través de la página web corporativa, cuando así se considere pertinente, a cualesquiera otros terceros, a participar en el concurso privado que resolverá el propio Consejo de Administración de adjudicación de la obra, la compra o el servicio de que en cada caso se trate.

Cuando la naturaleza de la compra o la adquisición del bien o servicio así lo aconseje, el número de empresas o profesionales invitados al concurso se incrementará hasta aquél que se considere adecuado a la naturaleza y características de la contratación que se interese.

6.2.- A los terceros a quienes se invite a participar en la adjudicación de la obra, servicio, compra, etc., se les acompañará: (i) carta de invitación, (ii) condiciones básicas de la compra, con las especificaciones técnicas, que en su caso, procedan; y (iii) los restantes pormenores y detalles precisos para la mejor explicación y comprensión del bien, derecho o servicio objeto de licitación, incluyendo la más completa propuesta de los bienes, servicio o productos a los que se refiera y los extremos relativos a las condiciones económicas y comerciales requeridas.

6.3.- En todas las ofertas que se reciban, para poder ser estas tomadas en consideración por el Consejo de Administración, deberá constar: (i) la identidad del oferente con todos los datos que permitan la identificación de la compañía y de sus administradores, así como cualesquiera datos que permitan determinar su solvencia y formalidad empresarial; (ii) explicación pormenorizada de su oferta con detalle de precio, condiciones de pago y todos aquellos otros extremos que permitan su completa evaluación; (iii) indicación de su experiencia y actividades desarrolladas con anterioridad sobre las mismas materias a las que se refiera la contratación en cuestión; y (iv) compromiso de confidencialidad y renuncia al ejercicio de cualquier acción para el supuesto de no resultar adjudicataria de la contratación.

6.4.- En atención a las ofertas recibidas y tras las reuniones a las que haya lugar, en su caso, con los terceros oferentes, el Consejo de Administración, recabando previamente los informes que considere oportunos de la estructura administrativa de la sociedad o de terceros externos, y siempre y en todo caso el informe preceptivo pero no vinculante de la Comisión de Inversiones, adjudicará el contrato a la persona que mejor tenga por conveniente, otorgándose el oportuno contrato que será el que regule las relaciones entre las partes y los derechos y obligaciones de ambas. El contrato definitivo, antes de su firma, deberá ser conocido y aprobado por el Consejo de Administración.

Cualquier modificación del contrato deberá ser conocida y autorizada previa y expresamente por el Consejo de Administración, particularmente en lo que se refiere al objeto del contrato, al precio y a las condiciones de facturación y pago, necesitando igualmente el informe previo, aunque no preceptivo de la Comisión de Inversiones.

6.5.- Cuando en el proceso de selección y adjudicación de contratos intervenga cualquier persona directa o indirectamente vinculada con la sociedad, en los términos antes expresados, deberá poner esta circunstancia en conocimientos del Consejo de Administración para que éste resuelva mejor según proceda.

6.6.- Para la adjudicación del contrato, se atenderán criterios de calidad, precio, plazo de ejecución o entrega de la prestación, características de la misma, disponibilidad y costo de los repuestos o reparaciones, así como del mantenimiento, de la asistencia técnica y del servicio postventa.

6.7.- Si la adjudicación no fuese posible por no recibirse ofertas aceptables y el concurso se declarase desierto, o existiese imperiosa urgencia, la Comisión de Inversiones informará, preceptivamente pero sin carácter vinculante, al Consejo de Administración acerca de la contratación directa para la compra, adquisición de bien o prestación de servicios con una determinada empresa.

Artículo 7º.- La Comisión de Inversiones velará para que las contrataciones y compras se realicen en el marco de la más completa legalidad, se respete la leal competencia entre los licitadores, se cubran en las mejores condiciones de mercado, a los mejores precios y con los más altos estándares de calidad las necesidades de la Sociedad y sus miembros, bajo criterios de economía, idoneidad, necesidad y austeridad.

Artículo 8º.- El presente Reglamento entrará en vigor desde la fecha de su aprobación por el Consejo de Administración, el cual una vez aprobado podrá designar a los integrantes de la Comisión de Inversiones de la Sociedad.

Ello no obstante, este Reglamento y la designación efectuada, deberá ser sometido para su ratificación a la próxima Junta General.